هنر برقراری ارتباطات اثربخش در محیط کار

به گزارش پایگاه خبری “ججین“، راه‌اندازی یک کسب‌و‌کار معمولا دردسرهای خود را دارد. در مرحله اول، مشکلات و پیچیدگی‌های هر روزه که باید به آنها رسیدگی شوند، مثل مدیریت بر موجودی کالاها، وجوه در‌گردش و منابع و البته پیچیدگی‌های بخش منابع انسانی که مدیریت بر عملکرد منابع انسانی، جایگاه کارمندان و هدایت آنان و همچنین ارتباط با شرکای تجاری دیگر را دربر می‌گیرد. داشتن روابط شایسته و قوی در محیط کاری استراتژی است که بازتاب فوق‌العاده‌ای در رسیدن به اهداف و بهره‌وری بیشتر خواهد داشت. بنابراین برای کمک به اهداف سازمان و حصول نتایج مطلوب و از بین بردن استرس اتفاقات روزانه صاحبان کسب و کارها، همه باید از تمامی مسائل و ارتباطات کاری آگاه باشند و این امر مرهون ارتباطات اثربخش بین همه بخش‌هاست. پس چطور باید ارتباط سالم و اثرگذار با سایر افراد برقرار کنیم؟ و از آن مهم‌تر اینکه چطور این ارتباط را برای ماه‌ها و سال‌ها حفظ کنیم؟

  در اولین جلسه ملاقات

دکتر گابیجا تولیکایت (Gabija Toleikyte) روانشناس و استاد کسب مهارت‌های ایجاد کسب و کار می‌گوید «ایجاد تاثیر مطلوب در یک جلسه کاری بسیار مهم است، ولی از آن مهم‌تر صداقت است. او تاکید می‌کند سوال کنید و سعی داشته باشید شخص را از منظری که برایتان مهم‌تر است بشناسید.» بنابراین درک زبان بدن و استفاده از ارتباطات غیر‌کلامی و حسی برای شناخت و ایجاد ارتباط و فهم مشترکات، بسیار سودمند هستند. یکی از روش‌های مناسب به خاطر سپردن نام‌ها است. یکی از پیشنهادهای کارشناسان امر این است که یکی از ویژگی‌های خاص فرد مورد نظر، به‌طور مثل رنگ مویش را همراه نامش به خاطر بسپارید. زمانی که سعی در شناختن بیشتر اشخاص کنید، با به خاطر آوردن مطالبی که قبلا به شما گفته‌اند،راه ساده‌تری برای ارتباط در آینده با آنها خواهید داشت. بنابراین شروع یک همکاری طولانی‌مدت، بر اساس روابط اثربخش و موفق پایه‌ریزی می‌شود. دکتر تولیکایت می‌گوید برای رسیدن به این امر، لازم است همان‌طور که علاقه‌مندی‌های خود را می‌شناسیم، باید تلاش کنیم خصوصیات مورد علاقه مخاطب را نیز مد نظر قرار دهیم و در جست‌وجوی زمینه‌های مشترک باشیم.

تولیکایت تاکید می‌کند: «اگر طبعا به مورد کسب و کار آنها علاقه‌مند هستید بهترین راه این است که هنگام برقراری ارتباط به جای سوالات معمول و پیش‌پا افتاده، به این نکات که سازمانشان چگونه عمل کرده است و با چه چالش‌هایی رو‌به‌رو بوده است و اینکه چه نقشی را ایفا می‌کند، اشاره کنید. این کار همچنین به شما در شناساندن ارزش‌هایتان کمک می‌کند و می‌توانید احساس خوبی نسبت به خود در دیگران ایجاد کنید، اما اگر موضوعی واقعا مورد علاقه‌تان نیست، فقط وقتی صحبت به آنجا کشیده شد، درباره‌اش اظهار نظر کنید.»

اگر تماس و ارتباط با دیگران را بسیار سخت می‌بینید، راه‌هایی برای عادت کردن یا حتی علاقه‌مند شدن به  برقراری ارتباط وجود دارند. دکتر تولیکایت می‌گوید: « روی بردهای کوچک تمرکز کنید، شرکت در یک همایش به خودی خود یک موفقیت است، صحبت کردن با یک متخصص نیز موفقیتی دیگر و داشتن مکالمه‌ای در مورد موضوعات مورد علاقه‌تان موفقیتی بزرگ‌تر است. بعد از شرکت در همایش مواردی را که خوب پیش رفته‌اند یادداشت کنید، این موضوع به شما کمک می‌کند که نکات مثبتی را در رابطه با ایجاد ارتباط برای خود داشته باشید و از استرس قرار ملاقات‌های بعدی می‌کاهد.»وقتی‌که قدم‌های اولیه برداشته شدند، بقیه ماجرا برقراری یک ارتباط موثر است. اگر واقعا با شخصی که با او ملاقات کرده‌اید، موقعیت همکاری می‌بینید و ایده‌هایی برای گفتن دارید، در یک چارچوب زمانی مشخص که به نظر طبیعی برسد، با شخص تماس بگیرید.

بهترین راه برای به تفاهم رسیدن با همکاران و شرکای تجاری، بررسی موضوعات مورد بحث و اختلاف و قرار دادن آنها بین دو لایه از موضوعات مثبت است و این همان چیزی است که متخصصان علوم رفتاری به آن تکنیک ساندویچ می‌گویند. به این ترتیب اثر ناخوشایند مساله مورد اختلاف کم می‌شود و همچنین با اشاره به نکات مثبت، انگیزه بیشتری نیز برای بهبود شرایط به وجود می‌آید. دکتر تولیکایت می‌گوید: «نان‌های ساندویچ یا در واقع عبارات مثبت معمولا باید در مورد اشخاص دیگر باشد و بهتر است سعی شود موضوع نامطلوب بیشتر به خود شما بپردازد و در بین جملات مثبت ارائه شود. هرچه فرد استفاده کننده از این تکنیک خلاق‌تر باشد، بازخوردهای بهتری را مشاهده خواهد کرد.»

ارتباط بدون کلام نیز به اندازه ارتباط گفتاری مهم است. دکتر تولیکایت تاکید می‌کند: «هنگام برقراری یک رابطه مناسب، بسیاری از پیام‌ها و مفاهیم از طریق زبان بدن انجام می‌گیرد و ما گاهی از زبان بدن سایرین تقلید می‌کنیم ولی این کار باید بسیار طبیعی انجام گیرد، در غیر این صورت ممکن است طرف مقابل نسبت به این موضوع احساس نا‌خوشایندی داشته باشد.» اندی گری، به‌عنوان فردی که سال‌هاست در بخش صنعت فعالیت دارد و مدیر عامل بخش تجاری و پشتیبانی بانک Nat West است، با دکتر تولیکایت موافق است: «رابطه‌های کاری قوی و طولانی‌مدت برای سودمندی سازمان‌ها حیاتی هستند و در موفقیت آن نقش تعیین‌کننده‌ای دارد.» او می‌افزاید که برای مثال NatWest برای ارتباطات موفقی که برای هر دو طرف سودمند است ارزش زیادی قائل است. آنها روی مسائل قابل پیش‌بینی، شناسایی فرصت‌ها، معرفی متخصصان و ارتباطات تمرکز می‌کنند و به این ترتیب مشتریان زیادی را جذب کرده‌اند و رده اول را در جلب رضایت مشتریان دارند. دسترسی به چنین روابط سودمند و مفیدی بسیار مهم است و به صاحبان سازمان کمک می‌کند تا استرس را کم کنند و به رشد و موفقیت بیشتر کسب و کارشان بپردازند. آنها می‌خواهند مطمئن شوند شوق و اشتیاق اولیه می‌تواند ضامن پیشرفت بیشتر کار و خلق فضای لازم برای روابط پایدارتر باشد.

  پاورقی:

NatWest: National Westminster Bank is a large retail and commercial bank in the United Kingdom

ترجمه: آذرخش پژوهش