ایجاد محیطی ایده‌آل و رویایی برای مدیران و کارکنان

به گزارش پایگاه خبری “ججین“، رفتار و کردار مدیران: آنچه رهبران و صاحبان شرکت‌ها به زبان می‌آورند و برای آن ارزش قائل هستند و آنچه به‌صورت عملی و در برخورد با رویدادها و افراد از خود بروز می‌دهند، دو چیز متفاوت از هم هستند که تاثیر شگرفی بر شکل‌گیری محیط روانی حاکم بر سازمان‌ها خواهند داشت. به‌عنوان مثال اگر در یک سازمان شعار «نباید سخن دیگران را قطع کرد» به‌عنوان یک هنجار و ارزش شناخته می‌شود و یک مدیر ارشد سازمانی، بارها سخن مدیران زیردست و کارکنان را قطع کرده باشد، یک نوع سردرگمی و بی‌اعتمادی در گروه به وجود می‌آید چرا که گفتارها با کردارها دارای همخوانی و همسویی نیست. ناگفته پیداست که در چنین سازمانی، خلاقیت نه‌تنها افزایش نمی‌یابد بلکه از احتمال شکل‌گیری آن کاسته می‌شود.

برای اجتناب از بروز چنین وضعیتی در گروه، رهبران باید در فواصل زمانی مشخص از تمام کارکنانشان بخواهند تا یک سری پرسشنامه‌ها و فرم‌های ارزشیابی حاوی پرسش‌هایی در مورد نحوه رفتار و کردارشان و ارتباط آن با هنجارها و ارزش‌های گروه را پر کنند. در این فرم‌ها می‌توان سوالات گوناگونی در مورد الگوهای ارتباطی در درون سازمان و میزان رغبت اعضا برای خطر کردن و آزمودن ایده‌های نو گنجانده شود. رهبران و مدیران ارشد سازمان‌ها می‌توانند از راه‌های گوناگون به مدیران میانی و کارکنان در رسیدن به احساس آرامش و امنیت و بیان بی‌دغدغه نگرانی‌ها و انتقادهایشان کمک کنند. به‌عنوان مثال، در هر گروه یا سازمانی موضوعات و معضلاتی وجود دارند که اگرچه بسیاری از اعضا از وجود آنها باخبر و نسبت به آنها نگران هستند، اما به دلایل مختلف از بیان آن خودداری می‌کنند. علت اصلی مطرح نشدن این معضلات خاص و بزرگ، عدم وجود احساس امنیت و حمایت در میان اعضای گروه است که موجب می‌شود آنها بیان نکردن آن مساله «ناگفتنی» را به مطرح کردن آن ترجیح ‌دهند. با از بین رفتن این احساس ناامنی و ترس از بیان ناگفتنی‌ها می‌توان محیط روانی مطلوب‌تر و مناسب‌تری را برای مدیران کارآمد و کارمندان لایق فراهم آورد. در ادامه رهنمون‌هایی تحت عنوان «مراحل بسترسازی برای مطرح شدن ناگفتنی‌ها» ارائه شده است که به رهبران کمک می‌کند تا فرآیند بحث کردن در مورد ناگفتنی‌ها را تسهیل و تسریع کرده و از این طریق به تولید ایده‌های خلاقانه کمک کنند.

  زمینه‌سازی برای مطرح‌شدن ناگفتنی‌ها

۱) محیطی را به وجود آورید که در آن، افراد علاقه‌مند باشند در مورد مسائل پیچیده و دشوار سخن بگویند.

شما به عنوان مدیر، باید به تیم‌تان کمک کنید تا از میان ناگفتنی‌هایی که پس از مطرح شدن و حل شدن می‌توانند به پیشبرد اهداف گروه کمک کنند، نهراسند. باید بدانید که عدم طرح این ناگفتنی‌ها می‌تواند به بهای درجا زدن و عدم پیشرفت گروه تمام شود. برای تحقق این مهم، لازم است:

• هنگامی که اساسنامه گروهتان را تنظیم می‌کنید، اصل «لزوم سخن گفتن در مورد ناگفتنی‌ها» را در آن بگنجانید.

• به فرآیند شناسایی و طرح ناگفتنی‌ها مشروعیت ببخشید. تصریح کنید که شما از صمیم دل می‌خواهید مشکلات و نابسامانی‌ها به‌طور علنی مطرح شوند حتی اگر شامل یکسری تابوها باشند. به اعضای گروه این اطمینان را بدهید که در صورت بیان ناگفتنی‌ها جریمه و مجازاتی انتظارشان را نمی‌کشد.

• مطمئن شوید که همه اعضای گروه فهمیده‌اند که هر کسی می‌تواند ناگفتنی‌ها را بیان کند و حق صحبت در مورد این نوع مسائل و مشکلات، منحصربه‌فرد یا مقام‌های عالی‌رتبه گروه نیست.

• استفاده از زبان طنز و شوخی در زمان مطرح شدن ناگفتنی‌ها. در جلسات گروه را تشویق کنید چرا که این کار از بروز رفتارهای تهاجمی خطرناک در بین اعضا جلوگیری می‌کند.

۲) بحث و گفت‌وگوی درون سازمانی و درون تیمی را تسهیل کنید.

شما چگونه می‌توانید فرآیند بحث در مورد ناگفتنی‌ها را به نحو مطلوبی مدیریت کنید؟ برای این کار رهنمون‌های زیر را به‌کار ببندید:

• اگر یکی از اعضای گروه به نکته‌ای ناگفتنی اشاره کرد، شما باید به احترام او، نسبت به موضوع مطرح شده حساسیت نشان داده و اقدامات خاصی را در قبال آن صورت دهید، ولو به صورت موقت و مختصر. شما باید در اینجا تا حدی از خودگذشتگی نشان داده و حتی اگر با نظر ابراز شده مخالفت دارید، به نظر عضو گروه احترام بگذارید تا به این وسیله سایر اعضای تیم را به سمت بیان عقاید و نظرات خود ترغیب کنید.

• کسی که به نکته‌ای ناگفتنی اشاره کرده را تشویق کنید تا به‌صورت روشن و مشخص سخن بگوید و با ذکر مثال و تشریح قضیه از ابهامات موجود درآن بکاهد.

• موضوع مورد بحث را از حالت شخصی و فردی خارج کنید و عمده توجه خود را معطوف به چیزی که بیان می‌شود، نمایید و از اشاره و تکرار نام فردی که آن موضوع را مطرح ساخته، بپرهیزید.

• اگر موضوع مطرح شده به رفتاری خاص در درون سازمان مربوط می‌شود، به جای کشاندن بحث به سمت ریشه‌ها و انگیزه‌های بروز آن رفتار به تاثیرگذاری و بازخورد بروز آن رفتار بر اعضای گروه و سازمان توجه کنید.

• بحث و گفت‌وگو را تسهیل کنید.

۳) با صحبت در مورد آنچه می‌توان انجام داد، به نتیجه‌گیری نهایی نزدیک شوید.

• بحث را با مطرح ساختن پیشنهادهای جامع برای مرتفع ساختن مشکل به پایان برسانید و اگر به یک راه‌حل کامل و شش‌دانگ دست پیدا نکردید، بر ادامه دادن جلسه بحث برای ساعات طولانی اصرار نکنید.

• در صورتی که موضوع بحث بسیار حساس و مهم بوده و بررسی ابعاد آن در یک جلسه نگنجد، ادامه بحث را به زمان دیگری موکول کنید و افراد گروه از فرصت کافی برای تفکر و بررسی دقیق جوانب قضیه برخوردار باشند. چنین ترفندی به شما کمک می‌کند تا فرآیند بحث در جلسات آتی را تسهیل کرده و آن را از حالت شخصی و فردی خارج سازید.

منبع: گالوپ